PIANO STRATEGICO
2019-2022
Presidenti:
Roberto SCARAVAGLIONE 2019-20
Gennaro RANIERI 2020-21
Giancarlo CHIAIA 2021-22
Premessa
La pianificazione strategica è necessaria ai soci del club per sviluppare un piano generale che consenta di stabilire obiettivi e traguardi a lungo termine. Per questo motivo il processo di pianificazione include vari punti di vista per assicurare l’impegno a lungo termine di tutti gli effettivi.
Il Piano Strategico di Club, quindi, si propone quale utile strumento di pianificazione delle attività a lungo termine (oltre l’anno rotariano in corso) per permettere alla dirigenza attuale e futura di avviare, condurre e portare a termine i programmi che il club intende perseguire.
Lo strumento di programmazione operativo che si pone immediatamente a valle del Piano Strategico è il Piano Direttivo di Club, nel quale sono contenute le modalità di organizzazione del Club e le metodiche di realizzazione degli obiettivi annuali. Pertanto, il Piano Direttivo è uno strumento operativo della durata coincidente con l’anno rotariano. I due livelli di pianificazione citati, recepiscono lo statuto ed il regolamento di Club, oltre che il “Modulo Club Efficienti”, nel quale sono descritti gli obiettivi minimi trasmessi al Governatore distrettuale per ogni anno rotariano. I dirigenti di Club devono perciò studiare con attenzione questa risorsa e pianificare l’ordine del giorno di qualsiasi riunione indetta in coerenza con quanto stabilito dal presente Piano Strategico di Club.
Metodo e Procedure
Il processo di pianificazione strategica è correttamente eseguito prevedendo che il Presidente in carica, il Past-President, il Presidente In-coming e il Presidente Eletto insieme al Consiglio Direttivo, collaborino per costruire una banca di idee e progetti, tra cui poi definire e condurre a termine le attività previste durante l’anno. Definito l’ambito di lavoro, queste attività devono essere eseguite coinvolgendo il Past-President per le attività già avviate ed il Presidente Incoming e il Presidente Eletto per le attività a lungo termine. Questo processo deve prevedere anche la definizione di tempi, costi e qualità del risultato. Durante le sedute di pianificazione strategica, si includerà una vasta gamma di prospettive tenendo in considerazione tutte le idee proposte. Il Presidente dell’anno in corso, prima di deliberare definitivamente il Piano Strategico avrà cura di coinvolgere dirigenti passati, attuali ed entranti, sottoponendone la bozza. Il primo passo del processo di redazione del Piano Strategico è quello che induce la dirigenza del Club a riflettere sui modi in cui gli obiettivi del club sono in linea con quelli del Distretto e del Piano Strategico del RI. Per fare ciò, occorre effettuare un’analisi dello stato di fatto delle attività per poi pianificare gli obiettivi a lungo, medio e breve termine. I primi sono relativi all’arco temporale di almeno un triennio rotariano, i secondi riguardano almeno due annualità ed i terzi sono riferiti a progetti le cui attività devono esaurirsi nell’arco dell’anno rotariano.
Punti di forza
Il Club, fondato nel 1980, è composto da 90 soci effettivi, e di 2 soci onorari, appartenenti a diverse categorie professionali con una formazione di livello medio alto e notevoli esperienze professionali. In trentanove anni di attività si è distinto per aver espresso un Governatore, Pasquale Satalino, un Governatore designato per l’anno rotariano 2022/2023 Gianvito Giannelli, diversi assistenti dei DG e presidenti di commissioni distrettuali, nonché per aver partecipato a progetti di service di rilevanza internazionale (in partecipazione con il distretto 2120 di appartenenza) e progetti locali che hanno avuto un buon impatto sul territorio.
La compagine degli effettivi presenta un’età media relativamente alta con una buona propensione alla partecipazione ed un buon livello motivazionale ma comunque aperto e disponibile alla ricezione di idee nuove e procedure snelle. Le attività si svolgono coinvolgendo sia il Past-President che il Presidente Incomig, in modo da garantire una conduzione triennale delle attività del club, insieme al Consiglio Direttivo. Questo è composto da: Presidente, Vice-Presidente, Segretario, Prefetto, Tesoriere, e tre consiglieri. La figura dell’Istruttore di Club è scelta tra i Past-President o tra coloro che hanno partecipato con maggiore assiduità alla vita di Club, ed ha il compito di supportare nelle procedure il Consiglio Direttivo e di porsi come punto di riferimento nella formazione rotariana dei soci.
Le Commissioni di Club, lavorano in contatto con la dirigenza del club ed i cui Presidenti sono scelti dal Presidente di Club. Dal punto di vista della comunicazione è attivo il sito internet del Club ed esiste anche un profilo Facebook del Club aggiornato e monitorato. Sarà anche creato un sito youtube per i filmati riguardanti il club.
Il Consiglio Direttivo è convocato almeno una volta al mese dal Presidente e dal Segretario per programmare le attività da svolgersi. La situazione finanziaria è monitorata dal Tesoriere che dà riscontro al Presidente ed al Segretario dello stato della cassa. Il Tesoriere formula il bilancio preventivo e quello consuntivo discutendoli con il Consiglio Direttivo e, successivamente, in assemblea di Club. Il Segretario tiene aggiornata la situazione dei soci e la comunica al distretto entro il 27 del mese, partecipa alle attività di programmazione, supporta ed assiste il Presidente ed il Consiglio Direttivo.
Il Prefetto, infine, supporta il Presidente ed il Consiglio Direttivo nell’organizzazione degli eventi e nella registrazione delle presenze. Almeno una volta al mese sono organizzati eventi/gite che possano consentire la partecipazione delle famiglie e degli ospiti all’attività del Club.
A fronte di dette caratteristiche che esprimono potenzialità e positività, si registrano però altrettanti punti deboli. Questo piano si prefigge di analizzarne le cause di detti aspetti negativi e di mettere in campo tutte le azioni correttive necessarie a rendere maggiormente attrattiva la vita del club, trasformando i punti di debolezza in opportunità di miglioramento, di crescita e di cambiamento.
Punti di debolezza
Attualmente, tra alcuni soci, si registra spesso una scarsa “consapevolezza dell’essere rotariano” dovuta probabilmente alla scarsa efficacia degli strumenti formativi messi a disposizione dei soci stessi. A questa si aggiunge anche una marcata assenza dell’effettivo ai forum ed alle assemblee rotariane.
Pertanto, la formazione si pone, per quanto detto fino a questo punto, come elemento d’importanza prioritaria per consentire comportamenti consoni alla migliore appartenenza e conduzione delle attività del Club nell’ottica del servizio e delle cinque vie d’azione tratte dai fondamenti del Rotary. Spesso i soci si sentono poco coinvolti nelle attività, assumendo un sempre maggiore distacco dalla vita del Club. Detto comportamento è molto negativo alla vita dei soci e del club e pone le basi per la progressiva probabile fuoriuscita dallo stesso.
Occorre, quindi, porre rimedio a tutto ciò attraverso un maggior coinvolgimento e informazione sulle attività. “Dobbiamo sentirci tutti amici, perché siamo un’unica squadra”.
La vita di club si svolge tra i soci durante le riunioni con signore ed eventuali ospiti; di più però si può fare per il coinvolgimento delle famiglie alla vita associativa. La famiglia è un’altra potenziale fonte di informazioni e di suggerimenti da non trascurare per vivere meglio l’esperienza rotariana del servire in amicizia.
Inoltre, è importante curare l’immagine del Club, attraverso la giusta comunicazione, per evitare che il rotary sia percepito come un circolo elitario. È importante inoltre effettuare una selezione attenta alla qualità dei nuovi potenziali soci. In quest’ottica, è importante porsi verso l’esterno sempre come Club service e non come Ente di beneficenza, per non svilire la mission stessa del Rotary.
Sul tema dei soci diventa indispensabile anche proseguire nell’azione già da tempo intrapresa di ringiovanimento dell’effettivo, cooptando primariamente nel bacino del locale Rotaract con il quale vanno potenziate le collaborazioni e sinergie, in aggiunta, vagliando nella società civile le possibili risorse presenti. Tutto ciò per ridurre il rischio che i nuovi Soci abbandonino il Club in un arco di tempo troppo ristretto per conoscerne il Rotary e la sua mission.
Per cui è necessario che l’Istruttore di Club predisponga un programma di formazione attraverso relazioni su argomenti che riguardano i fondamenti del Rotary, in modo che ciascun socio sia sempre sollecitato ad assumere comportamenti consoni all’essere rotariano e possa fornire utili suggerimenti sulla conduzione del club.
I soci vanno coinvolti in vario modo: come membri delle varie commissioni di Club, come relatori su argomenti di cui siano buoni conoscitori, come supporto nei service e nelle varie attività del Club. A cadenza regolare, utilizzando canali diversi (riunioni, mail, chat o gruppi social) deve essere effettuato un breve riepilogo sulle attività e sui progetti in fase di realizzazione al fine di informare costantemente i soci.
Si propone inoltre, la programmazione di eventi “fuori ordinanza” e cioè riunioni conviviali con le famiglie fuori dalla sede sociale, attività culturali (visite guidate, concerti, ecc.) ed eventi tali da migliorare la coesione tra i soci e le loro famiglie. Anche la semplice “pizza”, in forma conviviale, può essere un’ottima occasione per rafforzare l’effettivo e le relative famiglie.
Piano strategico
Il presente Piano Strategico tiene conto del passato per costruire il futuro del Club, e pertanto, dopo averne analizzato gli aspetti più intimi delle dinamiche e dell’organizzazione, prospetta le azioni migliorative di larga massima, rimandando al Piano Direttivo quelle operative, al fine di perfezionare e, talvolta, cambiare l’immagine del Club, attraverso una ricetta che potenzi la coesione tra i soci e che realizzi quanto più possibile i progetti pianificati, migliorando la comunicazione esterna.
Azione verso le comunità
Per quanto riguarda l’azione verso la comunità, occorre puntare ad aumentare l’impatto del Rotary nella nostra comunità attraverso
- la ricerca di una efficace comunicazione soprattutto preventiva delle iniziative, e quindi dei risultati conseguiti, pubblicizzando con forza e impegno il ruolo del Rotary e dei service;
- la collaborazione con le istituzioni locali, comunali e regionali, le associazioni operanti sul territorio, i corpi militari, per costruire una rete e delle sinergie a servizio attivo della comunità. Il Rotary mette in questo a disposizione anche le proprie professionalità e il tempo dei propri soci, attraverso un impegno concreto.
L’eradicazione della polio resta la più grande sfida del Rotary.
Nei prossimi anni abbiamo la possibilità di aumentare l’entità delle donazioni attraverso l’intervento moltiplicatore della Fondazione Bill Gates, che assicura un contributo di ben due dollari per ogni dollaro raccolto. Occorre, pertanto, organizzare service per tale finalità dandone ampia comunicazione. E’ un regalo che dobbiamo ai nostri bambini, ovunque si trovino, oggi e per sempre.
A parte l’impegno confermato e rafforzato in questa campagna, occorre ampliare la portata di azione del club attraverso la creazione di opportunità per coinvolgere più persone e organizzazioni, quali ad esempio aumento degli interclub e dei service, preferendo quelli di grande risonanza esterna.
Azione interna
Per quanto riguarda l’azione interna, il primo obiettivo è di assicurare la stabilità dell’organico del club. Per far ciò, è necessario rendere attrattiva la vita del club in modo da rendere gradevole e stimolante la frequenza.
Per assicurare e possibilmente aumentare la frequenza bisogna però migliorare il coinvolgimento dei soci e dei partecipanti e di vivere un’esperienza soddisfacente con il Rotary. A tale scopo occorre, da un lato, programmare attività conviviali per migliorare l’affiatamento quali: gite (una al mese circa), interclub (uno al mese circa), su temi di grande interesse e con relatori di chiara fama, eventi conviviali (uno al mese circa).
Occorre inoltre programmare attività destinate alla formazione e informazione su questioni di carattere generale, come relazioni su temi di interesse ed attualità, coinvolgendo relatori di chiara fama, ma anche soci o rotariani, in qualità di moderatori o di relatori. Occorre altresì prestare attenzione alla formazione rotariana, con il supporto degli Istruttori di Club e dei past president, oltre che dei PDG attraverso incontri e assemblee e anche riunioni al caminetto.
L’obiettivo è di rinnovare continuamente la motivazione e l’interesse dei soci e attrarne di nuovi, anche attraverso il coinvolgimento della famiglia quando possibile. Il Rotary, infatti, non è, e non deve essere in concorrenza con la famiglia ma, piuttosto, ne deve essere un’integrazione.
Occorre rafforzare il legame di amicizia e di collaborazione tra i soci costruito negli anni precedenti, e la sintonia con e tra i nostri coniugi, che insieme a noi condividono i molti momenti di vita rotariana.
Nel rispetto dei principi rotariani della diversità, è necessario puntare ad un effettivo assortito per genere, età e professione. Per fare questo occorre aumentare la nostra capacità di adattamento ai cambiamenti della società in cui ciascuno socio deve operare garantendo una governance efficiente, flessibile ed efficace.
E’ inoltre auspicabile favorire l’ingresso di nuove socie, come ci chiede il Rotary international, partendo dal sistema delle classifiche per trovare le professionalità che mancano al nostro club, assicurando le diversità di età, di genere, di professioni.
In altre parole, occorre cercare di individuare e cooptare rotariani e non semplici soci. La forza del Rotary è l’unità e l’amicizia, insieme a condivisione, concordia, integrità. Questo è il primo obiettivo da perseguire attraverso la formazione e l’affiatamento.
Particolare attenzione dovrà essere rivolta anche alle donne degli Inner Wheel, cercando di incrociare più spesso nelle nostre attività tali club. ll coinvolgimento delle famiglie, di nuovi soci, dei Rotaractiani, delle Innerine, potrà portare sicuramente una migliore fruibilità e flessibilità nel club, nuovi stimoli e nuova linfa vitale.
Azione giovani
I giovani sono il nostro naturale obiettivo, sono il futuro, la continuità. Per questo grande spazio deve essere loro riservato. Non dimentichiamo che obiettivo del Rotary International è di cooptare soci giovani, il cui naturale bacino è costituito dai rotaractiani, dai partecipanti al Ryla, allo Scambio giovani, alle borse di studio, ai service.
Occorre, quindi, cooptare giovani professionisti da ricercarsi all’interno delle comunità, e coinvolgerli in attività di servizio. Per fare questo è strategico avvicinare al club i giovani professionisti.
In particolare, di fondamentale importanza nel processo di rinnovamento e di crescita del Rotary è la collaborazione tra rotariani e rotaractiani (ora soci parificati a tutti gli effetti, dell’ultima modifica introdotta nello statuto del R.I.). Occorre quindi favorire la loro partecipazione alla vita del club, e a loro, come rotariani, dobbiamo insegnare con l’esempio.
Azione professionale
Per quanto riguarda l’azione professionale, interpretando il vero spirito rotariano, occorre tendere ad utilizzare per i service le professionalità interne, per la verità di enorme potenzialità, non limitandosi solo a contributi in denaro.
Dobbiamo, come richiesto dal Rotary Internazionale, anche incoraggiare e promuovere l’onestà nelle relazioni professionali e di affari, sviluppando l’etica professionale spesso dimenticata o sacrificata nel nome di una concorrenza eccessiva e di un individualismo esasperato.
Azione verso le istituzioni
Per quanto riguarda l’azione verso le istituzioni, occorre migliorare la percezione che all’esterno si ha del Rotary, visto spesso come un club elitario o una lobby di affari.
Bisogna, quindi, promuovere azioni di servizio del club con alleanze strategiche, e contatti adeguati, che ci proiettino positivamente nella società civile, attraverso comportamenti trasparenti, condivisi e linguaggi comuni.
Affiancare il logo Rotary a quelli delle principali istituzioni sarebbe un bel successo. Occorre creare sinergie durature con le istituzioni e sul territorio attraverso interventi significativi che possano animare la vita della comunità e lasciare un segno tangibile, attraverso progetti utili, riconoscibili e mirati, service di grande impatto e risonanza, idee attuali.
Per far questo, oltre ad impegnarsi nei grandi service internazionali ed in quelli distrettuali, per i service locali è opportuno trovare collaborazioni e attuare sinergie con altri club Rotary, Rotaract, Interact, Inner Wheel, in modo da realizzare service di maggiore consistenza, possibilmente di durata pluriennale.
L’obiettivo finale del Piano Strategico è quindi di vivere un club maggiormente partecipato, con elaborazione e diffusione di idee, con maggiore democrazia e responsabilità nei comportamenti, al fine di aggiungere al contempo la massima coesione possibile tra i soci e una migliore attrattività verso nuovi potenziali soci oltre che verso l’esterno, e di attuare service a vantaggio del bene comune di maggiore rilevanza e visibilità.
